Zo werkt het VHB/AVN Platform

De app werkt in je browser, maar staat het fijnst als “echte” app naast WhatsApp. Dat regel je één keer:

1. 1

   Open de app-link op je telefoon.

   Die staat in je uitnodigingsmail. Onderin verschijnt vanzelf de hint “Zet de app op je beginscherm”.
2. 2

   Android: druk op Installeren.

   Klaar — het icoon staat tussen je andere apps.
3. 3

   iPhone: druk op Deel en kies “Zet op beginscherm”.

   De Deel-knop is het vierkantje met het pijltje omhoog, onderin Safari.

1. 1

   Open de uitnodigingsmail en druk op “Account activeren”.

   Je kiest meteen zelf een wachtwoord. Minimaal 8 tekens — drie woorden achter elkaar onthoud je het makkelijkst.
2. 2

   Daarna inloggen met e-mailadres en wachtwoord.

   Je blijft op je telefoon ingelogd; dit hoeft dus niet elke dag.
3. 3

   Wachtwoord kwijt? Gebruik de inloglink.

   Op de inlogpagina: vul alleen je e-mailadres in en druk op “Stuur mij een inloglink”. Via de knop in die mail ben je direct binnen.

1. 1

   Open Mijn dag.

   Dat is je startscherm: je ziet waar je vandaag bent ingepland en welke werkbon erbij hoort.
2. 2

   Druk op Inklokken zodra je begint.

   Kies het project waar je aan werkt. De klok loopt vanaf nu mee — je uren worden automatisch bijgehouden.
3. 3

   Klaar? Druk op Uitklokken.

   Wissel je van project, klok dan gewoon opnieuw in op het andere project.

Bij je planning hoort een digitale werkbon — het oude papieren bonnetje, maar dan zonder gedoe.

1. 1

   Open de werkbon via Mijn dag.

   Je ziet wat er moet gebeuren en voor welk adres.
2. 2

   Voeg onderweg foto's en materiaal toe.

   Foto van de situatie, gebruikte materialen met aantallen — alles komt automatisch in het projectdossier terecht.
3. 3

   Klaar met de klus? Meld hem gereed.

   Kantoor krijgt daar direct een melding van. Als aftekenen door de klant aanstaat, laat je die op jouw telefoon een handtekening zetten.

1. 1

   Open Taken.

   Je ziet jouw taken, gesorteerd op wat eerst moet. Op het projectdossier staan ze per fase.
2. 2

   Druk op het rondje om af te vinken.

   Er verschijnt een klein venster dat meteen controleert of alles klopt.
3. 3

   Vraagt de taak om een foto? Maak hem direct in dat venster.

   Sommige taken (bijvoorbeeld opleveringen) hebben fotoplicht — je kunt ze pas afvinken mét foto. Zo is het bewijs meteen geregeld.

1. 1

   Elk project heeft zijn eigen chat, per fase.

   Open het project en je zit erin. Foto’s en bestanden die je hier deelt, blijven netjes bij het project bewaard.
2. 2

   Houd je muis of vinger op een bericht voor het snelmenu.

   Beantwoorden, vastzetten, of er direct een taak van laten maken.
3. 3

   Extra werk op de bouw? Meld het als meerwerk.

   Via het snelmenu bij je bericht kies je Meerwerk — kantoor kan het dan beoordelen en doorberekenen. Nooit meer “dat hebben we er gratis bij gedaan”.

1. 1

   Je uren ontstaan vanzelf uit in- en uitklokken.

   Op Uren zie je ze per week en per bedrijf staan.
2. 2

   Controleer je week en dien hem in.

   Klopt er iets niet, dan pas je de regel eerst aan. Daarna: “Week indienen” — kantoor keurt ze goed.
3. 3

   Afgekeurd? Je ziet de reden erbij.

   Pas de regel aan en dien opnieuw in. Goedgekeurde uren zijn de basis voor je uitbetaling of factuur.

Kelders, bouwputten, buitengebied: de app blijft werken zonder internet.

1. 1

   Werk gewoon door.

   Inklokken, uren, formulieren — alles wordt op je telefoon bewaard.
2. 2

   Weer bereik? Alles synct vanzelf.

   Onderin zie je kort een chip “bezig met verzenden” staan tot alles binnen is.
3. 3

   Blijft er iets op “mislukt” staan?

   Druk op de chip: je ziet wat er wacht en kunt het opnieuw proberen of weggooien.

1. 1

   Ga naar Meer en vul je naam in.

   Dan zien collega’s in de chat wie je bent — in plaats van alleen je e-mailadres.
2. 2

   Zet er een foto bij.

   Wel zo gezellig, en handig op het planbord.
3. 3

   Zet meldingen aan.

   Bij Meer → Meldingen. Test hem meteen met “Stuur testmelding”. Stille uren instellen kan ook — dan ben je ’s avonds gewoon vrij.

Nieuwe definitieve orders in Silvasoft worden hier automatisch een projectvoorstel. Er ontstaat nooit zomaar een project: jij keurt elk voorstel eerst goed.

1. 1

   Open Voorstellen zodra je een melding krijgt.

   Bovenaan zie je ook wanneer de laatste Silvasoft-sync draaide en of die gelukt is.
2. 2

   Controleer het voorstel.

   Naam, adres, klant en de voorgestelde fases en taken staan klaar — aangepast op het soort werk. Alles is nog aan te passen.
3. 3

   Druk op Goedkeuren.

   Het project staat direct klaar mét fases, chat en taken. Niets waard? Afwijzen kan ook — de order blijft dan gewoon in Silvasoft staan.

1. 1

   Eén dossier per project, met tabs.

   Overzicht (cijfers), Fases & chat, Werkstaat, Meerwerk en Sturing. De KPI-band bovenaan toont aanneemsom, verwachte marge en uren t.o.v. budget.
2. 2

   Fases zijn chatkanalen.

   Elke fase heeft zijn eigen chat met documenten. Zo vind je die ene foto van de fundering later gewoon terug bij “Fundering”.
3. 3

   Leden beheer je vanuit het dossier.

   Monteurs worden automatisch lid zodra je ze inplant. Externen voeg je bewust toe (zie het beheer-hoofdstuk).

1. 1

   Sleep een project naar een monteur en dag.

   Het bord toont per medewerker de week of maand. Blokken verleng of verplaats je zo weer.
2. 2

   Let op de waarschuwingen — ze blokkeren niets.

   Plan je meer dagen dan het urenbudget toelaat, of staat iemand dubbel, dan zie je dat direct als signaal. Jij beslist; de monteur krijgt bij een dubbele planning een belletje.
3. 3

   Gebruik de takenstrook.

   Boven het bord zie je taken zonder plandatum — zo zie je in één oogopslag wat nog ingepland moet worden.

1. 1

   Werk in de takenlijst zoals in een spreadsheet.

   Sorteer op deadline of persoon, kies zelf je kolommen met het tandwiel, schakel tussen Lijst en Per project.
2. 2

   Plak een hele lijst in één keer.

   Nieuwe taak → tab “Lijst plakken”: elke regel wordt een taak. Handig na een werkvoorbereiding of een belletje met de klant.
3. 3

   Selecteer meerdere taken voor bulk-acties.

   Toewijzen, deadline zetten, plannen of verplaatsen — in één handeling. “Niet gepland (N)” bovenaan filtert wat nog geen datum heeft.

1. 1

   Upload de bon als foto of PDF.

   De AI leest leverancier, datum en bedragen er automatisch uit en herkent terugkerende leveranciers steeds beter.
2. 2

   Controleer en verdeel naar projecten.

   Jij bevestigt wat er op de bon staat en boekt de kosten op het juiste project — zo klopt het projectresultaat.
3. 3

   Alles blijft terugvindbaar.

   Bon, verdeling en status staan bij elkaar in Inkoop; het origineel opent er direct naast.

1. 1

   Start een factuurvoorstel vanuit het project.

   Meerwerk en termijnen staan klaar op basis van het dossier.
2. 2

   Controleer de conceptfactuur en verstuur hem.

   De opmaak volgt automatisch de huisstijl van het juiste bedrijf (VHB of AVN), als nette PDF.
3. 3

   Boeken naar Silvasoft staat bewust nog uit.

   Goedgekeurde boekingen wachten in Boekingen tot de koppeling met een testadministratie is doorgetest. Tot die tijd verandert er niets in de boekhouding.

1. 1

   Monteurs dienen hun week in — jij ziet ze klaarstaan.

   Op Uren, met een tegel op het dashboard zodra er iets te beoordelen valt.
2. 2

   Keur goed, of keur af mét reden.

   Bij afkeuren gaat de regel terug naar de monteur, met jouw toelichting erbij.
3. 3

   Goedgekeurde uren zijn de betaalbasis.

   ZZP’ers kopiëren er hun factuurbasis uit; de uren tellen mee in het projectresultaat.

1. 1

   Ga naar Gebruikers en druk op Uitnodigen.

   Vul e-mailadres, rol (kantoor of monteur) en bedrijf (VHB, AVN of beide) in. De uitnodiging gaat per mail.
2. 2

   Niet aangekomen of blijven liggen?

   “Opnieuw uitnodigen” stuurt een verse link. Intrekken kan ook — dan is het account direct geblokkeerd.
3. 3

   Rollen bepalen wat iemand ziet.

   Monteurs zien géén financiën, voorstellen of beheer. De rechtenmatrix op de beheerpagina toont precies wie wat mag.

1. 1

   Open het projectdossier en voeg een lid toe met rol “extern”.

   De uitnodiging gaat automatisch; extern hoort bij één of meer projecten, nooit bij het hele bedrijf.
2. 2

   Extern ziet alléén de externe kanalen.

   Berichten en documenten die je expliciet extern deelt. Interne chat, uren en cijfers blijven onzichtbaar.
3. 3

   Controleer het zelf.

   De rechtenmatrix laat het zien, en je kunt altijd even met een extern testaccount meekijken.

1. 1

   Per bedrijf: logo, kleuren en documentgegevens.

   Facturen, werkbonnen en mails volgen automatisch de juiste huisstijl (VHB-geel of AVN-groen).
2. 2

   Kies of werkbonnen een klanthandtekening vereisen.

   Staat standaard uit; per bedrijf aan te zetten.
3. 3

   De e-maillog toont elke mail die het systeem stuurde.

   Ook als er (nog) geen mailkoppeling actief is: je ziet dan precies welke mail er verstuurd zóu zijn.

1. 1

   Silvasoft-sync: één regel vertelt alles.

   Op Voorstellen en Beheer zie je wanneer de laatste sync liep en of hij slaagde. Rood met een foutmelding? Dan is meestal de API-sleutel verlopen.
2. 2

   Het auditlog legt belangrijke acties vast.

   Wie keurde wat goed, wie nodigde wie uit — terug te lezen op Audit.
3. 3

   Meldingen testen kan altijd.

   Meer → Meldingen → “Stuur testmelding”.

1. 1

   U krijgt een uitnodigingsmail van de aannemer.

   Druk op “Account activeren” en kies een wachtwoord.
2. 2

   Inloggen kan ook zonder wachtwoord.

   Vul op de inlogpagina alleen uw e-mailadres in en kies “Stuur mij een inloglink”.

1. 1

   Alleen uw eigen project(en).

   Na het inloggen staat u direct in de projectlijst — meestal is dat er één.
2. 2

   Per project: het gedeelde kanaal.

   Voortgangsberichten, foto’s en documenten die de aannemer met u deelt, netjes op datum.

1. 1

   Stel uw vraag gewoon in de projectchat.

   Het hele projectteam van de aannemer leest mee — u hoeft niet te zoeken naar het juiste e-mailadres.
2. 2

   Deel documenten via de paperclip.

   Tekeningen, foto’s, akkoorden: alles blijft bij het project bewaard en is voor beide kanten terug te vinden.

Interne werkchats, uren, inkoop en financiële cijfers van de aannemer zijn voor u onzichtbaar — en andersom ziet een andere opdrachtgever uw project nooit. Ieder ziet precies wat voor hem of haar bedoeld is.